La gestion des panneaux de permis de construire constitue une étape essentielle dans le processus de montage d’une opération immobilière, permettant un affichage légal et conforme sur le terrain et – in fine – la purge des recours. Mais elle peut vite s’avérer complexe et laborieuse. Méthodes, problématiques, solutions… On vous dit tout !
Gestion des panneaux de permis de construire : rappel
Le processus de gestion des panneaux de permis de construire comprend plusieurs étapes, qui permettent d’assurer un affichage conforme et légal desdits panneaux sur les terrains de vos opérations.
Ces étapes à suivre et à réaliser consistent à :
- préparer les informations pertinentes liées au permis de construire – détails du projet, plans, précisions techniques, mentions obligatoires ;
- réaliser/imprimer le panneau – il doit être conforme aux dimensions en vigueur et être lisible pour le public ;
- poser le panneau sur le terrain – l’emplacement est stratégique pour permettre le meilleur compromis entre visibilité et discrétion ;
- prouver l’affichage continu du panneau pendant toute la durée du projet – en général, trois procès-verbaux sont établis par un huissier ;
- assurer le suivi administratif et comptable – gestion documentaire, traitement des factures, paiement des prestataires ;
- gérer les aléas – les erreurs de la mairie ou de l’huissier, voire les vandalismes.
Gestion des problèmes d’affichage
Différents problèmes d’affichage peuvent survenir, notamment :
- des erreurs dans les mentions du panneau ;
- des soucis d’emplacement lors de la pose ;
- des actes de vandalisme endommageant le panneau ;
- des erreurs dans les trois procès-verbaux de l’huissier…
Pour gérer ces problèmes, vous devez être réactif et votre équipe compétente. Les erreurs de mairie, la charge mentale, les délais urgents font qu’on oublie facilement des choses. Il est donc essentiel de cadrer vos process via de bons outils ou de confier l’ensemble des tâches à un unique prestataire.
Gestion de l’affichage : les 3 méthodes utilisées par les promoteurs immobiliers
Pour gérer l’affichage des panneaux de permis de construire, les maîtres d’ouvrage ou promoteurs immobiliers utilisent trois méthodes bien distinctes : interne, classique ou globale.
La méthode « interne » dite « Do It Yourself »
Dans cette méthode, les différentes tâches liées à l’affichage sont réalisées en interne par les collaborateurs du promoteur immobilier lui-même. Cela inclut la préparation des informations, la conception du panneau et son affichage sur le terrain.D’autres tâches nécessitent néanmoins une intervention externe obligatoire : c’est le cas de la constatation par huissier, par exemple, qui est déléguée à un prestataire externe à l’entreprise.
Les principaux problèmes ou défis rencontrés dans cette méthodeLa gestion de l’affichage demande beaucoup de temps et d’efforts : le collaborateur chargé de l’affichage doit se déplacer sur le terrain (parfois sur des sites très éloignés des bureaux, notamment pour les équipes centralisées des promoteurs ou les développeurs d’énergies renouvelables). En interne, la personne responsable de la gestion des micro-tâches liées à l’affichage (synchronisation avec l’huissier, vérification des erreurs, respect des échéances…) ressent une charge mentale supplémentaire. Cette internalisation peut entraîner des retards dans l’affichage et des risques d’erreurs aux lourdes conséquences (retard de l’opération, affichage et constats à refaire…). C’est d’autant plus vrai si plusieurs interlocuteurs doivent se synchroniser sur le projet. |
La méthode avec des prestataires « classiques »
Le chargé de l’affichage (assistant(e) programme, chargé/responsable de programme) agit en tant que gestionnaire de projet. Il prépare la maquette en interne, parfois en faisant appel au service communication ou plus souvent en utilisant une trame PDF/Word à remplir.
Il collabore aussi avec de multiples prestataires externes (imprimeurs, poseurs, huissiers…) à qui il confie des missions très précises dans des délais très courts.
La méthode « prestation globale »
Le chargé d’affichage sous-traite l’ensemble du processus à un prestataire global qui prend en charge la réalisation, la pose et la preuve de l’affichage continu en mandatant un huissier pour réaliser 3 procès-verbaux de constat. Des entreprises telles qu’Attestis et d’autres fournissent ce type de prestation.
Optimisez votre processus de gestion de panneaux : des objectifs clairs
Pour optimiser le processus de gestion des panneaux de permis de construire, vous devez définir des objectifs clairs et adopter la bonne méthode.
- Identifier toutes les étapes du processus et les acteurs impliqués.
- Estimer et mesurer le temps passé, le délai de réalisation de chaque tâche, et les coûts associés.
- Déterminer les tâches à réaliser en interne ou en externe.
- Tenir compte des normes spécifiques au code de l’urbanisme, des recommandations juridiques internes et de la charte graphique.
Avec une prise de décision éclairée, vous gagnerez en efficacité et éviterez les erreurs coûteuses, qui sont sources de retards.
Digitalisation de l’affichage du panneau de permis de construire : une solution à envisager
La digitalisation des processus peut contribuer à optimiser l’efficacité et la gestion de l’affichage. L’usage d’outils numériques de gestion permettra notamment de suivre et d’organiser efficacement les différentes étapes du processus (rappels dans la messagerie, to do lists…). Idéal pour simplifier le suivi des multiples prestataires tels que les huissiers.
Externalisation et digitalisation : la solution Attestis
Pour simplifier la gestion des vos panneaux, Attestis propose une externalisation et une digitalisation complète du processus. Sa solution numérique facilite ainsi la gestion de l’affichage des permis de construire.
Cela inclut la conception numérique des panneaux, l’envoi de notifications automatisées, le suivi des constats d’huissier… Tout est digitalisé !
Entre internalisation et externalisation, le choix vous appartient. L’essentiel est d’optimiser votre processus actuel. Avec la digitalisation de vos méthodes d’affichage des permis de construire, vous gagnez en efficacité, en conformité et bénéficiez d’un meilleur suivi. À vous de jouer !
Et pour choisir la meilleure option, commencez par évaluer vos manières de faire sur le sujet. Le choix n’en sera que plus éclairé !
